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由于采購是企業業務開展的第一環節,采購工作的好環直接影響到企業整個業務活動的進程和質量。對商業企業來說,采購商品的品種、質量、數量等直接影響到商業企業的銷售工作與服務質量;對工業企業而言,采購的原材料的質量、數量,不公影響到產成品的質量,也影響到企業經營的連續性??梢钥闯?,采購人員的各方面的能力對做好采購工作意義重大。
因此,企業必須有一支高素質、高能力、有戰斗力的采購團隊。這里,對采購人員的任職資格能力和道德標準作一探討。
合格的采購人員,不僅要知識與經驗共存,而且要才能與品德兼備,這樣才能更好地履行采購管理工作。
一、采購人員任職道德標準
采購工作沒有固定規則可循,加上采購行為稽查困難,使得采購工作很大程度上是“良心工作”。因此,覺悟高、品行端正是一個采購人員應具備的基本素質,只有思想品德高尚,才能大公無私、克己奉公,處處為企業大局著想,不貪圖個人小利。在實際采購工作中,有許多采購人員拿回扣,要好處費,或借采購之機游山玩水,造成企業采購費用開支無窮大,或采購品質量低下,給企業造成巨大損失。結合企業實際,采購人員的道德標準如下:
1.胸懷坦白,大公無私。
2.很強的工作責任心和敬業精神。敬業精神是從事任何工作的人都必須具備的優秀品德,采購人員也不例外。擁有敬敬業精神是做好本職工作的基本要求,采購人員敬業精神的好壞會直接影響企業的供應情況,良好的敬業精神可以保證企業供應的穩定,從而保證生產的順利進行。
3.虛心與耐心。與供應商建立良好的合作伙伴關系過程充滿艱辛,這就要求采購主管要有足夠的耐心和良好的涵養。只有虛心、耐心地同供應商談判,誠心誠意地與供應商交往,才會換來對方的合作,以達到自己的目的。
4.毅力。采購工作是一項重要、艱巨的工作,要與企業內、外方面的人打交道,經常會受到來自企業內個的“責難”,采購人員在工作中被誤解時,能在心理上承受得住各種各樣的“壓力”。
5.遵守紀律。采購主管的一言一行都代表著企業的形象,與外界打交道,他們工作的好壞不僅影響企業的效益,而且影響企業的聲譽,所以,采購主管必須自覺遵守、嚴格執行企業對采購主管的紀律規定。
二、采購人員知識素質
在采購工作中,一方面采購人員要與不同類型的供應商打交道;另一方面,采購品的品種繁多,規格不一,且市場上商品的供求變化快,為此,采購人員應該具備承認采購任務所需要的相關知識、政策法律知識。政策法律知識包括國家出臺的各種相關法律、價格政策等等。
1.市場知識。了解消費者需要,掌握市場細分策略以及產品、價格、渠道等方面的營銷知識,才能合理選擇采購商品的品種,從而保證采購的商品適銷對路。
2.業務基礎知識。業務知識包括談判技巧、商品知識(商品功能、用途、成本、品質等)、簽約的基本知識等,這是做好采購工作的關鍵,將有助于與供應商的溝通,能主動進行價值分析,開發新來源或替代品,有助于降低采購成本。
3.社會心理。了解供應商的心理活動,把握市場消費者的心理需求,從而提高采購工作的針對性。
4.自然科學知識。自然科學知識包括自然條件、地理、氣候、環境變化以及數理知識和計算機知識。將現代科技知識用于采購過程,把握市場變化規律,從而提高采購工作的效率與準確性。
5.文化基礎知識。這是其他知識的基礎,一個文盲是干不好采購工作的。
三、采購人員的任職能力資格
知識不等于能力,國外心理學家研究表明,要辦好一件事,知識起的作用只有1/4,而能力起的作用占3/4,可見能力更為重要。要做好采購工作,采購人員同樣應具有相應的能力。
1.分析能力。分析市場狀況及發展趨勢,分析供應商的銷售心理,從而在采購談判中做到心中有數,知己知彼。具備使用分析工具的技巧,并能針對分析結果制定有效的決策。采購人員必須具備成本分析能力,會精打細算,注意質量和數量的綜合。對于供應商的報價,要結合其所提供商品的質量、服務、功能等因素綜合分析,以便買到適宜的商品。
2.團結協作能力。采購是一個與人協作的過程,一方面采購人員要與企業內部各部門打交道,如與財務部門打交道解決采購資金、報銷等問題;與倉儲部門打交道,了解庫存現狀及變化等。另一方面采購人員還要與供應商打交道,如詢價、談判等,采購人員只有處理好與供應商和企業內部各方面的關系,才會為以后工作的開展打下良好的基礎。
3.表達能力。采購人員是用語言或文字與供應商溝通,必須能正確、清晰表達采購的各種條件,如價格、數量、規格、付款方式、交貨期限等,避免語意含混,產生誤解,特別是忙碌的采購工作,采購主管必須具備“長話短說,言簡意賅”的表達能力,以免浪費時間。如果口齒不清,則會浪費時間導致交易失敗。因此采購人員的表達能力尤為重要,必須加以鍛煉。
4.預測能力。在動態經濟環境下,物品的采購價格經常會調整,采購人員必須能根據各種產銷資料,判斷貨源是否充足,可從供應商接觸的惜售態度,可看出物品可能要漲價,總之,采購人員要能“察言觀色”,了解將來的供應狀況以采取對策。
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